Este artículo fue traducido por Susana N. González. 

Existe una oportunidad significativa para las Professional Accountancy Organizations (PAOs) de acelerar su transformación digital para mejorar el cumplimiento de sus mandatos. Basado en el éxito de la IFAC PAO Digital Readiness Tool, en 2021 el Banco Mundial desarrolló un proyecto que incluyó miembros del Consejo y de la alta gerencia de 20 PAOs en África Subsahariana, Medio Oriente y Norte de África (MENA), América Latina, y regiones del Caribe, en relación a sus experiencias de transformación digital.

 “Necesitamos diseñar y operar una estrategia efectiva de transformación digital respaldada por recursos financieros y humanos, para mejorar nuestra oferta de servicios a nuestros grupos de interés”, comentó el Presidente de una PAO durante un evento sobre conocimientos de transformación digital organizado por IFAC y por el Banco Mundial el 24 de junio de 2021 (disponible en inglés y francés). Apreciaciones similares fueron expresadas también por los miembros del Consejo y de la alta gerencia de diferentes regiones. Los participantes de este evento  y otros lideres entrevistados expresaron lo urgente que es para la profesión acelerar su transformación digital mediante el diseño e implementación de una estrategia digital para cada PAO, para mejorar la prestación de sus servicios.

 Este artículo destaca cinco pilares expresados por los miembros como críticos en el diseño e implementación de una estrategia digital PAO efectiva y sustentable.

1. La gobernanza establece el tono de arriba (“tone at the top”)

El Consejo debe liderar el establecimiento de la dirección y proporcionar la supervisión de la transformación digital. Para funcionar como paladín e impulsor de la reforma, la composición del Consejo debería incluir una o más personas con habilidades y experiencia en tecnologías de la información (IT) para proporcionar la guía estratégica necesaria. El Consejo debe entender las tecnologías que impactan las operaciones de la PAO, asignar recursos tecnológicos (financieros y humanos) y aprobar políticas digitales apropiadas, especialmente relativas a seguridad de la información, gestión del riesgo, protección de datos, etc.

El Consejo debe considerar el establecimiento de un Comité de Transformación Digital que aporte ideas, liderazgo y apoyo a sus miembros y a la gerencia de la PAO, en relación a la estrategia digital. Con sus habilidades digitales y su experiencia, los miembros del comité deberían tener un papel práctico en el diseño e implementación de la estrategia.

2. Enfoque centrado-en-el-usuario para desarrollar la estrategia digital

Steve Jobs dijo, “Debes comenzar con la experiencia del cliente y trabajar hacia la tecnología – no al revés”. Por lo tanto, el diseño de la estrategia debe comenzar con un amplio compromiso con todos los grupos de interés de la PAO, incluidos sus miembros, para identificar sus necesidades, expectativas y preocupaciones, para incorporarlos en la estrategia digital. La PAO debe considerar el uso de una encuesta online y organizar discusiones de grupos focalizados con diferentes grupos de interés, para obtener las ideas necesarias y crear una conciencia relevante sobre la importancia de las tecnologías digitales.

Además, la realización de una evaluación de la preparación beneficiaría el diseño de la estrategia. Los resultados de la IFAC PAO Digital Readiness Tool deberían servir como aportes en el proceso de diseño.

3. Contenidos de la estrategia

Una estrategia de transformación digital identifica los pasos que una PAO necesita dar para transformarse y reposicionarse en la economía digital. La PAO necesita analizar sus ofertas de productos/servicios, operaciones y modelos de negocios, para determinar si son apropiados a la luz de la competencia, problemas ambientales, y la tecnología emergente. Durante la pandemia del COVID-19, muchas PAOs tuvieron serios desafíos para ofrecer programas de desarrollo profesional continuo (CPD) y para realizar exámenes presenciales. Las PAOs que habían adoptado proactivamente la transformación digital aprovechando las tecnologías emergentes tuvieron pocos o ningún desafío para proporcionar servicios de alta calidad en la gestión de sus membresías, exámenes, CPD, conferencias anuales, servicios de marketing, y procedimientos internos mejorados, a pesar de la tendencia hacia el trabajo remoto como la nueva normalidad.

En base a las brechas identificadas por un diagnóstico oportuno, los Consejos de las PAOs deben determinar cuales son los objetivos estratégicos que deben ser cumplidos, y cuando. Constituir un Comité de Dirección del Proyecto (PSC) integrado por personas capaces, que tienen una mentalidad para el cambio y lo digital. Seleccionar cuidadosamente una tecnología emergente apropiada que  proporcione los resultados deseados. Sin un cambio cultural, la elección que se haga puede no ser exitosa. Así, para aceptar el cambio, es esencial involucrarse y comunicarse con los empleados. En esencia, los empleados deben estar técnicamente preparados para hacerse cargo del proceso de cambio en las PAOs, para que la creatividad y la innovación que surgen con la tecnología emergente puedan ser exitosas. Con la transformación digital, las funciones serán reemplazadas por tecnologías emergentes, lo que implica volver a entrenar, capacitar, y distribuir al personal. Estos asuntos deben ser manejados con cuidado, tacto y empatía.

Se recomienda a las PAOs comenzar en pequeña escala, evaluar el impacto, y ampliar el alcance. Deben seleccionar deliberadamente una solución tecnológica que sea escalable y adecuada para sus modelos de negocios y procedimientos operativos. Las tecnologías a medida pueden no ser adecuadas. Por ejemplo, una PAO – el Institute of Chartered Accountants of Nigeria (ICAN)- mencionó como había adoptado proactivamente evaluaciones online de textos de exámenes con una mejora significativa de los tiempos de preparación para el exámen y de sus costos operacionales. Según el ICAN, el despliegue de tecnología comenzó con un departamento. Considerando el impacto visible en una unidad, el ICAN aumentó el alcance incluyendo otros departamentos.

4.  Implementación

El plan de transformación debe ser implementado en forma adaptativa, considerando las dimensiones culturales, tecnológicas y de los grupos de interés relacionadas al identificar los riesgos y los desafíos que surgirán durante la implementación. Al desplegar las PAOs recursos humanos y financieros deben realizar arreglos de contingencia para responder a los desafíos emergentes. Nuevamente, a medida que la implementación progresa, existe la necesidad de obtener feedback para refinar la estrategia.

5.   Monitoreando la estrategia

El monitoreo de la implementación de la estrategia debería hacerse con un cierto grado de flexibilidad, mediante la apertura a cambios en el plan original que faciliten resultados óptimos del proyecto. Por lo tanto, el Consejo y el equipo de gestión del proyecto deben estar abiertos a recibir sugerencias. Las estrategias elegidas deben ser monitoreadas continuamente y evaluadas de forma tal que los supuestos subyacentes y el progreso de la transformación a cierta fecha sean evaluadas.

Para concluir, la iniciativa de transformación digital impulsada por la colaboración entre IFAC y el Banco Mundial ha sido muy práctica y útil. La estrategia de transformación digital ganadora en una PAO debe enfocarse en crear valor y experiencias excepcionales para su grupo de interés más crítico: sus miembros. Según el dicho, “pequeños arroyos hacen grandes ríos”, comenzar con pequeñas acciones y construir a partir de ellas con regularidad y consistencia, permitirá a las PAOs alcanzar el éxito en sus caminos a la transformación digital. Por lo tanto, desafiamos a todas las PAOs a que consideren los pilares mencionados anteriormente para comenzar o acelerar sus transformaciones digitales, para que puedan cumplir con sus mandatos de una forma eficiente y efectiva.

Referencias

 Christian Matt, Thoman Hess, y Alexander Benlian (2015). “Digital Transformation Strategies. Business & Information Systems Engineering” 57. 339-343. 10.1007/s12599-015-0401-5.

 Diana Wu David y Sunshine Farzan. (Julio de 2021). “Boards are undergoing their own digital transformation”, Harvard Business Review. https://hbr.org/2021/07/boards-are-undergoing-their-own-digital-transformation