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Esta vez, en la última de una serie de tres partes sobre las nuevas normas de gestión de calidad[1], abordaremos la evaluación del sistema de gestión de calidad. Comenzamos la serie hablando de la fijación de objetivos de calidad y de la identificación y evaluación de los riesgos. El segundo artículo trató del diseño y la aplicación de las respuestas a los riesgos.

Resumen

La norma exige que la evaluación del sistema de gestión de calidad se lleve a cabo al menos una vez al año en un momento determinado. El objetivo del sistema de gestión de calidad es proporcionar a la firma de auditoría una garantía razonable de que la firma y su personal cumplen con sus responsabilidades y realizan los encargos de acuerdo con las normas y los requisitos, y emiten informes sobre los encargos adecuados a las circunstancias. En el marco de la Norma Internacional de Gestión de Calidad 1 (NIGC 1), la garantía razonable es un grado de garantía elevado, pero no absoluto.

Se trata de la evaluación del sistema que proporciona a la firma la conclusión de que se han cumplido los objetivos. En consecuencia, la norma exige que la firma de auditoría establezca un proceso de seguimiento y corrección para proporcionar información pertinente, fiable y oportuna sobre el diseño, la aplicación y el funcionamiento del sistema de gestión de calidad, así como para tomar medidas que respondan a las deficiencias identificadas.

Diseño y desarrollo de las actividades de seguimiento

Con el fin de evaluar el sistema de gestión de calidad, la firma de auditoría debe realizar actividades de seguimiento que variarán de una empresa a otra y, por tanto, se adaptarán a la naturaleza y circunstancias de esta. Así, a la hora de determinar el alcance de las actividades de seguimiento, hay que tener en cuenta las evaluaciones dadas a los riesgos de calidad, el diseño de las respuestas a los riesgos y los cambios que puedan haberse producido en el sistema de gestión de calidad. La firma de auditoría también debe considerar demás información pertinente, como cualquier queja o denuncia, los resultados del seguimiento anterior y la información de las inspecciones externas. Sin embargo, al igual que la norma vigente, las inspecciones externas no sustituyen al proceso de supervisión.

La naturaleza, la oportunidad y la extensión de las actividades de seguimiento también pueden verse influidos por otras cuestiones, entre ellas el tamaño, la estructura y la organización de la firma, así como los recursos que esta pretende utilizar para llevar a cabo las actividades de seguimiento. En una firma menos compleja, las actividades de seguimiento pueden ser sencillas, ya que es posible que la información sobre el proceso de seguimiento y corrección esté fácilmente disponible en forma de conocimientos del líder e interacción con el sistema de gestión de calidad. En una firma más compleja, las actividades de seguimiento probablemente sean más sólidas, involucren a muchas personas y supongan políticas y procedimientos más detallados. En otras palabras, es probable que un socio de una firma pequeña esté más al tanto de las actividades de su firma que en una firma más grande y compleja. Piense en las diferencias entre las actividades de seguimiento y corrección de una oficina y las de muchas.

Inspecciones de archivos

Una de las actividades de seguimiento obligatorias es la inspección de los encargos finalizados. Será necesario juzgar qué encargos y qué socios del encargo deben seleccionarse. El requisito es seleccionar al menos un encargo finalizado para cada socio del encargo de forma cíclica, pero puede haber razones para seleccionar un archivo con mayor frecuencia. Ello sería en el caso de un nuevo socio, un socio que ha asumido un nuevo tipo de encargo, o que se hayan encontrado problemas en inspecciones anteriores. 

Aparte de las inspecciones de archivos finales que se llevan a cabo como parte del seguimiento, la norma también introduce el concepto de encargos en proceso. Se trata de encargos en los que aún no se ha emitido el informe. Aunque estas inspecciones pueden resultar similares a las inspecciones de archivos finales, su objetivo es diferente. Estas revisiones de archivos responden a un riesgo de calidad identificado, frente a una inspección de archivos finales que es una actividad de seguimiento.

Evaluación de los hallazgos e identificación de deficiencias

Es de esperar que se produzcan hallazgos en el seguimiento, pero no todos los hallazgos darán lugar a una deficiencia. Los hallazgos deben evaluarse para determinar si son una deficiencia, la cual puede ser resultado de distintas razones:

  1. No establecer un objetivo de calidad.
  2. No haber identificado o evaluado adecuadamente un riesgo de calidad.
  3. No haber diseñado o aplicado una respuesta para reducir la probabilidad de que se produzca un riesgo de calidad a un nivel aceptablemente bajo.
  4. Una respuesta que no está funcionando eficazmente.

Analicemos cada uno de los casos anteriores con un ejemplo. Imaginemos una firma de tamaño medio con 6 socios y 50 empleados. Sobre la base de las actividades de seguimiento, puede surgir una deficiencia si:

  1. Falta un objetivo de calidad relacionado con la revisión y supervisión del personal.
  2. Teniendo en cuenta la naturaleza y las circunstancias de esta firma y el hecho de que cuenta con una gran plantilla, cabría esperar que existiera un riesgo de calidad. De no ser así, lo más probable es que se informe de una deficiencia. 
  3. También podría surgir una deficiencia si la firma concluyera que se trata de un riesgo de calidad, pero no se ha diseñado o implementado ninguna respuesta. Por ejemplo, no dispone de una política o un procedimiento que establezca que todo el trabajo de un empleado de menor rango debe ser revisado por alguien de mayor rango. 
  4. Por último, podría existir una deficiencia cuando se ha diseñado una respuesta, pero a partir de los resultados del seguimiento y de las inspecciones de los archivos finales, queda claro que la revisión no se está llevando a cabo. En otras palabras, la respuesta no está funcionando eficazmente. 

Cuando se ha identificado una deficiencia, también hay que evaluar su severidad y su generalización. ¿Es la deficiencia una circunstancia única o está generalizada en toda la firma?  Para responder a esta pregunta, es importante, y necesario, tener en cuenta la causa principal de la deficiencia. La respuesta a esta pregunta condiciona las diferentes acciones de corrección. Si se trata de un único encargo o de un equipo del encargo, tal vez se requiera más formación; no obstante, si se trata de una situación generalizada en toda la firma, puede que sea necesario un cambio en las plantillas de la firma además de la formación.

Conclusión y pasos siguientes

El seguimiento y la corrección es el último componente del sistema de gestión de calidad. Será importante diseñar y llevar a cabo las actividades de seguimiento pertinentes para su firma. Para ello, deberá tener en cuenta la naturaleza y las circunstancias de su firma. 

Ha llegado el momento de actuar. La fecha de entrada en vigor, el 15 de diciembre de 2022, está muy cerca. Lea la norma. Piense en la naturaleza y las circunstancias de su firma y en los tipos de encargos que ejecuta. Designe a un líder. Determine su enfoque del proceso de evaluación de riesgos. Establezca un proceso de seguimiento y corrección. Y, si es necesario, busque una mayor orientación. 

Fuentes de información adicionales

Kirsten S. Albo, FCPA, FCA, ICD.D

Kirsten is the founder of ASK KSA Consulting Inc., providing consulting and advisory services to small- and mid-sized practitioners (SMPs) to help ensure they are conducting their assurance engagements in an effective and efficient manner and meeting the requirements of being in public practice. Kirsten works closely with SMPs in all aspects of practice including monitoring, file inspections, engagement quality reviews and file efficiency assessments. Another large component of her business is developing and delivering professional development sessions for firms of all sizes.

Kirsten has been in public practice for over three decades. She gained much of her experience as a partner at PricewaterhouseCoopers LLP where she was responsible for her many public and private company clients operating in a variety of industries. In this role, Kirsten developed a strong technical background and the ability to deal with complex matters. Kirsten has an in-depth knowledge of assurance standards.

Kirsten is also very involved in the profession. She is a member of the Advisory Group to the Canadian Audit and Assurance Standards Board (AASB) on the Audits of Less Complex Entities and has been involved with a variety of other CPA provincial and Canadian Task Force Committees. In addition, Kirsten authors and instructs assurance courses for substantially all the provincial Canadian CPA bodies. Kirsten is known for her drive, passion and leadership and recognized for setting and achieving high standards without sacrificing quality.