This article was translated by  Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) / Dit artikel werd vertaald door  Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA)

Er is al veel gezegd en geschreven over de ingrijpende mogelijkheden van digitale transformatie voor accountancykantoren, maar wat zijn de opportuniteiten voor kleine en middelgrote kantoren (SMP’s) en hoe ver staan zij op hun ‘digitale reis’? Een enquête die begin 2022 werd uitgevoerd, onderzocht hoe en waarom SMP’s digitaal gaan en wat hierbij de voornaamste obstakels en voordelen zijn.

Voornaamste bevindingen

Sommige SMP’s hebben een sterke online aanwezigheid en maken volop gebruik van sociale media. Toch moeten nog heel wat kleine en middelgrote kantoren belangrijke digitale stappen zetten.

Hoe groter het kantoor, hoe meer gedigitaliseerd.

Er kwamen een aantal knelpunten aan het licht, met als belangrijkste struikelblok het aan boord krijgen van de klant. Cliënten blijken vaak niet bereid of niet in staat te zijn om dingen anders te doen.

De meer gedigitaliseerde kantoren maken echter melding van significante voordelen op gebied van productiviteit, flexibiliteit en de globale aantrekkelijkheid van het kantoor voor nieuwe medewerkers en voor bestaande en potentiële klanten.

De enquête

De vragenlijst werd opgesteld door Gail McEvoy, managing partner bij McEvoy Craig, voormalig voorzitter van CPA Ireland, bestuurslid van IFAC 2013-2019 en technisch adviseur voor het IFAC Small and Medium Practices Committee.

Het onderzoek was kwalitatief en de respondenten waren gelijk verdeeld over het VK en Ierland. Alle respondenten waren kleine en middelgrote kantoren (SMP’s) waarvan:

• 85% een omzet had van minder dan € 1 miljoen
• 57% eenmanszaken waren

Resultaten

Size Matters

De grotere kantoren uit het onderzoek, met inkomsten uit honoraria van meer dan 1 miljoen euro, hebben meer vooruitgang geboekt bij het introduceren van technologie in al hun processen.

Er lijkt sprake te zijn van een lineair verband, waarbij maar liefst 40% van de kleinste kantoren nog niets heeft geautomatiseerd, terwijl kantoren met een omzet rond de € 1 miljoen al wel de nodige stappen hebben gezet. Grotere kantoren zijn er veelal in geslaagd een verregaande transformatie door te voeren. Bij kantoren met meer dan 1 miljoen euro omzet, is slechts 17% nog helemaal niet geautomatiseerd.

Grotere kantoren beschikken nu eenmaal over meer middelen. Grotere teams maken het bovendien mogelijk om een digitaal expert in te schakelen om de transformatie te coördineren of te initiëren. Daarnaast bedienen grotere kantoren in de regel grotere cliënten, die doorgaans zelf over de middelen en competenties beschikken om de overstap naar een meer gedigitaliseerde omgeving te maken.

Anderzijds hebben kleinere kantoren te maken met een veel minder complex digitaliseringsproces. Het is dan ook opvallend dat dit niet resulteert in een grotere urgentie.

Voordelen van digitalisering voor SMP’s

We hebben acht belangrijke voordelen van digitalisering geïdentificeerd waarmee het merendeel van de respondenten het eens of zeer eens was:

Uitdagingen van digitalisering voor SMP’s

We hebben zes belangrijke uitdagingen geïdentificeerd waarmee het merendeel van de respondenten het eens of zeer eens was:

Conclusie

SMP’s hebben nog een hele weg af te leggen op het vlak van de implementatie van technologie. De SMP’s die aan dit onderzoek deelnamen, hebben geen significante technologische vooruitgang geboekt ten opzichte van de bevindingen uit het onderzoek van de IFAC in 2018.

Sommige SMP’s staan weigerachtig tegenover verandering. De terughoudend bij de implementatie van onmiddellijk inzetbare cloudbased boekhoudsoftware wordt doorgaans toegeschreven aan weerstand bij de klanten. Kleinere klanten geven vaak de voorkeur aan de traditionele ‘papieren’ methode. Andere klanten proberen gebruik te maken van het cloudsysteem maar maken hierbij fouten die de accountant veel tijd kosten om te corrigeren. Klanten die hun accountant als een  ‘cijfertovenaar’ beschouwden, gaan er nu vanuit dat ze het halve werk al zelf hebben gedaan.

Het enorme aanbod aan beschikbare software maakt het voor kleinere kantoren niet eenvoudig om de juiste keuzes te maken. Bovendien bestaat vaak de indruk dat verschillende toepassingen niet ‘met elkaar communiceren’, met dubbel werk en inefficiëntie tot gevolg. Een ‘digital champion’ kan hierbij de oplossing bieden, maar binnen kleinere teams is er vaak geen ruimte voor een digitaal expert.

In het Verenigd Koninkrijk heeft het Making Tax Digital (MTD)-initiatief tot bezorgdheid geleid onder de deelnemers, omdat de inbreng van de accountant hierdoor minder noodzakelijk wordt. Kleinere accountantskantoren moeten sneller reageren dan in de afgelopen drie jaar om hierop voorbereid te zijn. De terughoudendheid van bepaalde klanten kan wellicht deels worden weggenomen door het MTD-initiatief te gebruiken als bewijs voor de noodzaak tot verandering.

Grotere kantoren, met inkomsten uit honoraria van meer dan 1 miljoen euro, hebben meer vooruitgang geboekt dan de kleinere kantoren, waar er duidelijk behoefte is aan betere begeleiding en ondersteuning bij het digitaliseringsproces.

De voordelen van digitale transformatie lijken minder duidelijk voor kleinere kantoren, waar de hinder van manuele transacties minder groot is. De potentiële kosten daarentegen zijn overduidelijk en dit schrikt kleinere kantoren af om de overstap te maken.

Voornaamste aanbevelingen

Het is duidelijk dat kleinere kantoren achterop dreigen te raken in het digitale transformatieproces. Daarom volgen hier de belangrijkste aanbevelingen van Gail McEvoy om SMP’s te helpen de voordelen van digitalisering te realiseren en tegelijkertijd de obstakels te beperken: