Takimet virtuale kanë qenë prej kohësh një alternativë relativisht e lirë dhe ekologjike për takime. Të gjithë në një mënyrë janë bashkuar për të biseduar përtej zonave kohore, duke shmangur kështu kostot financiare dhe mjedisore të udhëtimit, si dhe lodhjen e tepërt.

Tani, me mbylljen e zyrave dhe mbylljen e kufijve, takimet virtuale janë thelbësore për jetën e përditshme të miliona punonjësve. Ekziston një ndryshim i madh në mes të planifikimit të një video konference apo një telefonate të rastit, dhe riorientimit të tërë programit të punës përmes lidhjeve virtuale. Shumica e njerëzve nuk janë mësuar me ndjenjën dhe efektet praktike të distancës fizike në jetën e tyre të punës; ecja nëpër sallë për një bisedë është shumë më e thjeshtë. Por përshtatja me punën në distancë dhe përvetësimi i rolit të takimeve virtuale në të, nuk është më opsionale.

Të gjithë jemi akoma duke u vendosur në një realitet të ri. Kjo do të marrë kohë, por tranzicioni nuk ka pse të jetë i vështirë. Këtu janë disa këshilla:

• Mendoni për takimet virtuale si takime virtuale - jo si takime që janë duke u mbajtur për shkak të një gjendje të jashtëzakonshme. Kjo minimizon ndjenjën e reagimit dhe sjellë energji pozitive dhe kreative në biseda.
• Përgatiteni vetën për takime virtuale që mund të zgjasin më shumë sesa takimet fizike. Vendosni një agjendë në përputhje me rrethanat në mënyrë që pjesëmarrësit të mos ndjehen në nxitim. Kjo axhendë duhet të jetë e fokusuar, siç duhen të jenë dhe gjithë pjesëmarësit. Caktoni një kohë për pjesëmarrësit t'i kenë përgjigjet të shkurtra dhe të rëndësishme. Bëni një shënim të pikave që edhe pse interesante janë jashtë temës, dhe kthehuni t’i diskutoni në fund të takimit ose ruani ato për mbledhjen tjetër.
• Ndihmoni pjesëmarrësit të testojnë platformën përpara takimit. Njoftoni ata se takimi do të fillojë pas 5-10 minuta, për t'iu lënë hapësirë në rregullimin e problemeve teknike që mund t’i kenë me lidhjen.
• Gjatë takimit, flisni pozitivisht për përdorimin e platformave virtuale.
• Inkurajoni pjesëmarrësit që të bashkohen në video edhe nëse janë në një hapësirë ​​të improvizuar pune. (Shumica prej nesh janë në të njejtën gjendje) Lidhjet vizuale shërbejnë për një lidhje më të mirë me kolegë.
• Në vend që të zhvilloni takime të gjata për disa ditë, konsideroni t’i  mbani një mori takimesh më të shkurtra. Mundohuni t’i përmbaheni një orari të zgjatjes së takimit virtual, maksimalisht me kohëzgjatje prej 3 orësh: kjo ndihmon në adresimin e dallimeve të zonës kohore, ndihmon për t'i mbajtur pjesëmarrësit të angazhuar dhe ua bën jetën më të lehtë pjesëmarrësve që merren me sfida të papritura gjatë punës nga shtëpia (p.sh. shkollat ​​e mbyllura). Konsideroni gjithashtu pushimin për 15-minutësh në gjysmën e takimit.
• Për çështje më të mëdha, thirreni secilin pjesëmarrë individualisht në ofrimin e shërbimit të tyre. Nëse jeni duke përdorur platformën Zoom, ju mund ta quani takimin "rreth tryezës së Zoom". Një pjesëmarrës i cili nuk ka ndonjë koment, vetëm mund ta cekë atë. (Nëse platforma ka një funksion për të  ngritur dorën, kërkoni nga pjesëmarrësit që ta përdorin)
• Përgatitni një dokument të takimit dhe shfaqni atë dokument në funksionin e përbashkët të ekranit. Dokumenti duhet të ndjekë rendin e ditës dhe të përfshijë një pikë ose dy për një qështje të agjendës, si dhe një pyetje ose dy nga pjesëmarrësit. Kjo i mban pjesëmarrësit të angazhuar dhe i ndihmon ata të vijojnë takimin edhe më tej.
• Mundohuni të mblidhni opinione para takimit (p.sh., duke përdorur funksionin e formave të Office 365) dhe ndani një përmbledhje të këtyre opinioneve në dokument. Kjo ndihmon në kursimin e kohës gjatë takimit virtual me paltformën Zoom. Me përmbledhjen e shkruar, ju mund të diskutoni vetëm qështje shtesë (d.m.th. input që nuk është paraqitur në përmbledhje).

Ne gjendemi në një normalitet të ri dhe nuk mund t’i kthehemi biznesit si zakonisht në çdo kohë. Por kjo pengesë në rutinat tona nuk do të thotë që ne nuk mund të lidhemi në mënyrë efektive me kolegët tanë. Në planin afatgjatë, mund ta konsiderojmë këtë kalim në lidhje virtuale si një zgjidhje e qëndrueshme për kostot financiare dhe mjedisore të udhëtimit fizik, dhe të shikojmë përsëri përvetësimin e teknologjisë, si një hap i rëndësishëm në drejtimin e duhur.

"Disa këshilla për t’i bërë lidhjet virtuale më funksionale" publikuar nga Federata Ndërkombëtare e Kontabilistëve dhe Auditorëve në Mars 2020 në gjuhën Angleze, është përkthyer në gjuhën shqipe nga SCAAK në Prill 2020, dhe është përdorur me leje të IFAC. Teksti i aprovuar i të gjitha publikimeve të IFAC është ai i publikuar nga IFAC në gjuhën angleze. IFAC nuk merr asnjë përgjegjësi për saktësinë dhe plotësinë e përkthimit ose për veprimet që mund të vijnë si rezultat i tij.

Teksti në gjuhën angleze "Disa këshilla për t’i bërë lidhjet virtuale më funksionale" © 2020 nga IFAC. Të gjitha të drejtat e rezervuara.

Teksti në gjuhën shqipe "Disa këshilla për t’i bërë lidhjet virtuale më funksionale" © 2020 nga IFAC. Të gjitha të drejtat e rezervuara.

Titulli origjinal: Tips for Making Virtual Connections Work for You

Kontaktoni Permissions@ifac.org për leje për të riprodhuar, ruajtur ose transmetuar ose për të bërë përdorime të tjera të ngjashme me këtë dokument"