Examinación sobre la automatización en la auditoría

Poco a poco, los profesionales de la contaduría y la auditoría se han metido en el uso de la automatización y se han beneficiado de las herramientas de automatización. Los procesos de contaduría empresarial se han integrado de manera paulatina en los sistemas de ERP (planificación de recursos empresariales, por sus siglas en inglés) y en los programas informáticos contables. Sin embargo, los auditores han tenido la tendencia a utilizar la tecnología con fuentes dispares de programas de computador que ejecutan funciones de verificación, archivo y extrapolación. Con frecuencia, estas funciones son muy repetitivas y trabajosas teniendo en cuenta las variaciones de un encargo a otro. Ha surgido una cuestión fundamental de las funciones automatizables, que se basan en la reingeniería (Hammer, 1990) de un conjunto ampliamente personalizable de procedimientos de auditoría que las firmas ejecutan cliente por cliente y socio por socio. Muchas funciones relacionadas con auditorías se pueden ejecutar mediante procesos de automatización robótica de procesos (Moffitt et al., 2018) que están surgiendo en la profesión y que, paulatinamente, se están extendiendo en cuanto a su uso en el mundo empresarial (McKinsey 2016).

¿Qué es RPA?

La RPA (automatización robótica de procesos, por sus siglas en inglés) es un programa informático que ejecuta otras aplicaciones desde el nivel de interfaz de usuario (es decir, de la misma manera que una persona trabaja con ese programa informático) y se puede utilizar para automatizar procesos de negocio. La RPA es ideal para procesos en los cuales hay muchas interacciones con diferentes aplicaciones informáticas. Una encuesta de Deloitte muestra que el ámbito de la contaduría y las finanzas es el campo en el que más comúnmente (54%) se emplea la RPA, seguido de los procesos operativos (25%), recursos humanos (8%), TI (6%), impuestos (5%) y auditoría interna (2%) (Deloitte, 2018).

Redefinición de los procesos de auditoría asistidos por RPA

El proceso de auditoría de hoy puede ser, de alguna manera, personalizable con manuales de práctica, planes de auditoría en plantillas y programas informáticos de apoyo que siempre evolucionan (Rozario, Moffitt y Vasarhelyi, 2018). Aunque la automatización de la auditoría empezó hace casi un siglo, la automatización de la auditoría de hoy en día se trata principalmente de la automatización de tareas de auditoría aisladas, por ejemplo, digitalizando informes de trabajo y su gestión utilizando CASEWARE, utilizando programas informáticos de auditoría (por ejemplo, IDEA y ACL) para ejecutar pruebas de auditorías específicas y utilizando programas informáticos de estadística (por ejemplo, STATA y R) para ejecutar regresiones (C. Zhang, 2018). Sin embargo, para mejorar la eficiencia y la eficacia, la automatización de la auditoría debe ir más allá de la automatización de tareas aisladas para lograr la automatización de procesos. En esencia, los procedimientos de auditoría son procesos que consisten en una secuencia de actividades para transformar datos de entrada (es decir, información que se ha de auditar) en datos de salida (es decir, opiniones de auditoría) con el fin de que sean útiles para un objetivo importante (es decir, suministrar información útil para los usuarios de estados financieros) (C. Zhang, 2018). El advenimiento de la automatización robótica de procesos ofrece nuevas oportunidades para que los auditores redefinan, diseñen de nuevo y reestructuren los procesos de auditoría.

Además, una licencia de un programa informático de RPA, el cual se puede utilizar para programar varios robots, puede oscilar entre los USD$5000 y los USD$15 000 (COP$16 210 000 y los COP$48 629 900, respectivamente*) (Wall Street Journal, 2016). Por ende, la RPA puede ser una forma rentable de automatizar tareas que no requieren de criterio, pero que son importantes para la culminación del proceso.

Metodología o Marco de RPA en la auditoría

Es necesario contar con un marco de orientación para facilitar la implementación de la RPA. A.M. Rozario propone un marco para diseñar de nuevo la auditoría utilizando la RPA (“Redesigning the Audit Process: Towards Robotic Audit Process Automation” (Nuevo diseño del proceso de auditoría: Hacia la automatización robótica de procesos de auditoría), proyecto de grado en la Universidad Rutgers 2019) y recomienda 1) desarrollar objetivos de procesos para la automatización con RPA, 2) identificar y, posteriormente, entender el proceso, 3) normalizar los datos de auditoría, 4) hacer que la RPA efectúe, de forma automática, pruebas de auditoría y 5) evaluar la implementación de la RPA.

Se hace hincapié en el hecho de entender el proceso de principio a fin, con el fin de desglosarlo en pequeños módulos que se puedan programar a manera de robots informáticos de RPA, como un factor importante que impulsa la implementación exitosa de la RPA. Además, para sacar el máximo provecho de los beneficios de la RPA, el concepto de normalización de datos de auditoría, es decir, el mantenimiento de información de auditoría en un formato coherente, se resalta como el elemento que permite la RPA en múltiples encargos de auditoría. Entonces, la RPA, como programa informático de superposición, se puede utilizar para integrar actividades de auditoría que, de otra manera, estarían desintegradas. Por último, para medir el rendimiento de la inversión en la RPA, se necesita un método de evaluación formal. Las medidas correspondientes a la eficiencia de la auditoría (por ejemplo, cantidad de horas que se emplean para llevar a cabo el proceso) y la eficacia de la auditoría (por ejemplo, cantidad de errores detectados), conforme al enfoque tradicional frente al nuevo enfoque basado en la RPA, pueden ayudar a evaluar el éxito de la implementación de la RPA.

Proyectos de RPA: Lecciones aprendidas

Los auditores podrían aplicar la RPA a todas las fases de la auditoría que requieren de la ejecución de tareas que funcionan con reglas, que son repetitivas y que quitan tiempo.

Proyectos de RPA en el caso de auditoría externa 1: Evaluación de riesgos

En el primer ejemplo, se analiza la utilidad de la automatización robótica de procesos en la planeación de auditoría. Una firma suministró una lista de tareas posibles que se podrían automatizar con la RPA. El prototipo de RPA se construyó con base en los procedimientos de auditoría que se diseñaron de nuevo y se normalizaron aún más, los cuales, por lo general, incluyen la tarea de rellenar una ficha de planeación utilizando información creada a partir de una serie de procesos analíticos sencillos y del criterio profesional del auditor.

El primer módulo fue el de la normalización de datos (ADS (Norma de Datos de Auditoría, por sus siglas en inglés), paso 3, según el marco propuesto), en el cual se utilizó un lenguaje de programación Python para convertir los datos originales del cliente en un formato normalizado que se puede interpretar en lenguaje de máquina. El segundo módulo consiste en una serie de procedimientos analíticos que funcionan con reglas y que tiene interacción con el criterio profesional del auditor. Al final del segundo módulo, se generó una hoja de cálculo concisa, en la cual lo que se debe rellenar en la ficha de planeación [sic]. En el tercer módulo, se programa la aplicación informática de RPA para tomar los resultados de la hoja de cálculo concisa e introducirlos en la ficha de planeación. Todos los módulos, tales como la normalización de datos, los procedimientos analíticos, el criterio profesional del auditor y la tarea de rellenar la ficha de planeación, se interrelacionan mediante el programa informático de RPA.

Proyectos de RPA en el caso de auditoría externa 2: Prueba de datos

Se ha desaprovechado la oportunidad de aplicar la RPA para la realización de pruebas sustantivas puesto que hay una plétora de pasos de auditoría que consisten en la tarea de hacer concordar campos de datos de una fuente con la otra. En el caso 2, se aplicó la RPA para poner en práctica una prueba de detalles. Se utilizó la RPA para llevar a cabo pruebas de detalles correspondientes a la cuenta ingreso ordinario recopilando primero evidencia de auditoría de varios archivos, compilando dicha evidencia en un formato normalizado, importándola en el programa informático de análisis sistemático de datos y, luego, efectuando pruebas de auditoría que se programan previamente para hacer que concuerde el monto de las ventas de los datos de la factura con los datos del envío y del pedido. Sin embargo, el caso del ingreso ordinario es un ejemplo que se puede aplicar de manera general a las auditorías de otras cuentas de los estados financieros o de otros campos, tales como efectivo, activos de planes de pensión y comprobación de los controles internos. 

A pesar de los diversos beneficios que la RPA puede traerle a la auditoría, hay elementos que se deben analizar para aumentar el éxito de la implementación de la RPA. En primer lugar, los datos deben estar en un formato que se pueda interpretar en lenguaje de máquina para que la RPA pueda procesarlos. Muchos informes empresariales, tales como los informes de nómina, están en formatos de archivos PDF; por lo tanto, si los datos no están en un formato que se pueda interpretar en lenguaje de máquina, se debería pensar en la posibilidad de convertirlos a este formato. En segundo lugar, se debería tener en cuenta el uso y el mantenimiento de los robots de RPA. Por ejemplo, ¿se debería descentralizar y emplear la RPA en cada segmento de negocio o se debería centralizar en un Centro de Excelencia en RPA? En firmas de contaduría pública grandes, puede ser factible la primera opción mientras que, en lo que respecta a las firmas más pequeñas, es posible que la segunda tenga más sentido. Los robots de RPA, como cualquier otro programa de computador, requerirían de actualizaciones. ¿Cómo se manejarían el mantenimiento y las actualizaciones? En últimas, el éxito de la implementación de la RPA quedaría en manos de la gerencia y de sus empleados. Por ende, si los socios de una firma de contaduría pública acogen la RPA como una manera de mejorar el proceso de auditoría, es probable que sus empleados adopten tal actitud.

Transición de la RPA a la IPA

La característica de la RPA es que se utiliza para automatizar procesos normalizados, que funcionan con reglas y estructurados. Se pueden obtener grandes beneficios de la RPA por sí sola en tales procesos. Sin embargo, muchos procesos de negocio y procesos de auditoría no están normalizados, no funcionan con reglas o no están estructurados y, por tal motivo, quedan fuera del alcance de la RPA. Para lograr una automatización de procesos que sea más flexible y adaptable a futuros avances, necesitamos de la IPA (automatización inteligente de procesos, por sus siglas en inglés). La IPA es un mundo de tecnologías que trabajan juntas para hacer que la automatización de procesos sea flexible, adaptable a futuros avances e inteligente (C. Zhang, 2018). El mundo de la IPA, basado en tecnologías de automatización de vanguardia, contiene la RPA, la inteligencia artificial, la computación cognitiva y demás tecnologías tales como los drones, el Internet de las Cosas y el análisis sistemático de datos (Zhang, 2018). A diferencia de la RPA que solamente puede automatizar procesos previamente definidos, la IPA puede aprender y predecir patrones de procesos e interactuar con humanos cuando sea necesario (Zhang, 2018).  Del trabajo de Zhang (2018), se extraen más comparaciones detalladas entre la RPA y la IPA y se enumeran a continuación.

Figura 2: Comparación entre la RPA y la IPA (excerpta de Zhang, 2018)

Impactos de la RPA y la IPA en la calidad de la auditoría

La RPA puede aumentar la eficiencia de la auditoría dado que puede hacer el trabajo de la misma manera que los auditores humanos sin cansarse. Por ejemplo, en lo referente a los casos descritos anteriormente, la RPA realizó actividades de auditoría en 3 minutos o menos. Por ende, la RPA puede realizar actividades de auditoría en una fracción del tiempo en que un auditor puede hacerlo. Por consiguiente, la RPA puede ajustarse ya que puede hacer el trabajo de auditoría correspondiente a una gran cantidad de clientes de auditoría en la misma cantidad de tiempo que le tomaría a un auditor llevar a cabo el trabajo correspondiente a un cliente que requiere de servicios de auditoría. Además, la RPA lo puede ser durante muchas horas.

Mientras el mejoramiento del proceso utilizando la RPA puede aumentar ciertamente la eficiencia del proceso de auditoría, es posible que también aumente su eficacia. La RPA puede reducir la cantidad de errores que se producen como consecuencia de la transferencia de datos. Lo que es más importante es que, procesando datos de forma automática y ejecutando pruebas de auditoría en el universo total de registros contables, la RPA puede detectar, de manera más eficiente, las anomalías contables y ofrecerles a los auditores la oportunidad de medir con más precisión el riesgo de incorrección material (significativa) de manera oportuna y para muchos clientes que requieren de servicios de auditoría. Posteriormente, la eficacia de la auditoría se puede mejorar haciendo que los auditores dediquen sus esfuerzos en campos de mayor riesgo tales como la evaluación de resultados de las pruebas de auditoría.

Impactos de la RPA y la IPA en las habilidades del auditor

Con el advenimiento de la RPA y de la IPA, se prevé que las tareas repetitivas que funcionan con reglas, en contaduría, y que requieren de la aplicación y habilidades analíticas sencillas se automaticen en breve. Para prepararse para el futuro de la profesión de la contaduría y la auditoría, los contadores profesionales tienen que ser abiertos a las ideas y empezar a centrarse en crear otro conjunto de habilidades. A partir de un estudio reciente (Cooper, Holderness, Sorensen y Wood, 2018), las Cuatro Grandes están atrayendo talento que tenga tanto conocimientos contables como otras habilidades que Ernst & Young denomina “habilidades contables y más”. Entre estas “habilidades contables y más”, se incluyen habilidades analíticas avanzadas (por ejemplo, visualización de datos, lógica de programación y diseño de modelos analíticos), habilidades personales (por ejemplo, capacidad de adaptación, comunicación y agilidad), mentalidad abierta y crítica y la comprensión y aplicación de tecnologías disruptivas (por ejemplo, la RPA, la inteligencia artificial (AI) y la cadena de bloques) (Zhang y Vasarhelyi, 2018).

Conclusión

En este artículo, se abordó el tema de la segunda gran ola de automatización que se produce en el mundo de la contaduría y la auditoría, el cual implica programas informáticos de superposición que integran aplicaciones repetitivas trabajosas. Para tal fin, en este artículo, se repasó dos lecciones del proyecto de RPA y se sacaron conclusiones. Se tienen que diseñar de nuevo los procesos de auditoría actuales, hasta cierto punto, para homogeneizar las formas en que se ejecutan encargos diferentes en la identificación de datos, la normalización de datos de auditoría para ese ciclo o proceso, un conjunto común de actividades de auditoría previamente preparadas y homogéneas y, finalmente, un módulo (opinión) de conclusión semiautomatizado. Actualmente, los procesos repetitivos y estructurados se podrían automatizar mientras que, finalmente, la IPA intentará automatizar algunos de los procesos de decisión más complejos.

Referencias:

Internal Controls Over Financial Reporting Considerations for Developing and Implementing Bots (Reflexiones en cuanto a controles internos sobre la entrega de información financiera para el desarrollo e implementación de robots), Deloitte, 2018

Cooper, L. A., Holderness, D. K., Sorensen, T. y Wood, D. A. (2018). Robotic Process Automation in Public Accounting (Automatización robótica de procesos en la contaduría pública).

Hammer, M., 1990. Reengineering work: don’t automate, obliterate (Trabajo de reingeniería: no automatice, borre). Harvard business review, 68(4), págs. 104-112.

Kevin C. Moffitt, Andrea M. Rozario y Miklos A. Vasarhelyi (2018). Robotic Process Automation for Auditing (Automatización robótica de procesos para la auditoría). Journal of Emerging Technologies in Accounting (Diario sobre tecnologías emergentes en la contaduría): Primavera de 2018, Vol. 15, No. 1, págs. 1-10.

Lacity, M., Willcocks, L. y Craig, A. 2015. Robotic Process Automation at Telefonica O2 (Automatización robótica de procesos en Telefónica O2). The Outsourcing Unit, págs. 1-19.

McKinsey. 2016. The next acronym you need to know about: RPA (robotic process automation) (La siguiente sigla sobre la cual usted debe saber: RPA (automatización robótica de procesos, por sus siglas en inglés)). Recuperado de: https://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/the-next-acronym-you-need-to-know-about-rpa

Rozario, A. M. 2019. Three Essays on Audit Innovation (Tres ensayos sobre innovación en auditoría). Tesis de grado de la Universidad Rutgers. Anteproyecto.

Wall Street Journal. 2016. Robotic Process Automation Slashes IT Costs, Alleviates Complexity (La automatización robótica de procesos recorta los costos en TI y mitiga la complejidad). Recuperado de: https://deloitte.wsj.com/cio/2016/07/06/robotic-process-automation-slashes-it-costs-alleviates-complexity/

Zhang, C. (2018). Intelligent Process Automation in Audit (Automatización inteligente de procesos en auditoría). Informe de trabajo.

Zhang, C. (Abigail) y Vasarhelyi, M. (2018). The Impact of Disruptive Technologies on Accounting and Auditing Education (El impacto de las tecnologías disruptivas en la educación sobre contaduría y auditoría). The CPA Journal. CPA Journal. Recuperado de: https://www.cpajournal.com/2018/09/13/the-impact-of-disruptive-technologies-on-accounting-and-auditing-education/