Available Languages:

نصائح لانجاح التواصل الافتراضى:

لطالما كانت الاجتماعات بالوسائل الافتراضية بديلاً غير مكلف نسبيا وصديقًا للبيئة مقارنة بالاجتماعات الشخصية. حيث ان جميعنا انضممنا في وقت ما للتحدث عبر المناطق الزمنية مع تجنب التكاليف المالية والبيئية للسفر- بالإضافة إلى تجنب الشعور بتاثير ختلاف التوقيت.

أما الآن ، مع إغلاق المكاتب وإغلاق الحدود ، فهي ضرورية للحياة اليومية لملايين العاملين. هناك فرق كبير بين التخطيط للفيديو أو المكالمة الهاتفية  بمناسبات معينه وإعادة توجيه جدول  كامل العمل من خلال الاتصالات الافتراضية. معظم الناس ليسوا معتادين على الشعور و التاثيرات العمليه الناتجه عن التباعد المادي؛ ان السير في القاعة للدردشة أسهل بكثير. لكن التكيف مع العمل عن بعد ، وتبني دور الاجتماعات الافتراضية في العمل ، لم يعد اختياريًا.

ما زلنا نحاول ان نستقر في واقع جديد وسيستغرق هذا بعض الوقت ، ولكن لا يجب أن يكون الانتقال صعبًا. و هنا بعض النصائح:

تعامل مع الاجتماعات الافتراضية على أنها اجتماعات افتراضية - وليس اجتماعات شخصية عطلتها الأحداث الخارجية. هذا يقلل من التعامل بردات الفعل ويبث طاقة إيجابية ومبتكرة في المحادثات

كن مستعدًا للاجتماعات الافتراضية حيث انها تستغرق وقتًا أطول من الاجتماعات الشخصية. ضع جدول أعمال وفقًا لذلك حتى لا يشعر المشاركون بالضغط. يحتاج جدول الأعمال هذا إلى أن يكون واضح ومحدد ، وكذلك الأمر بالنسبة لجميع المشاركين. ضع توقعات للمشاركين لجعل الردود موجزة وذات صلة. دوِّن النقاط التي - على الرغم من أنها مثيرة للاهتمام – تأتي خارج الموضوع ، ثم ارجع إليها في نهاية الاجتماع أو ضعها في الاجتماع التالي

ساعد المشاركين على اختبار المنصة قبل الاجتماع. أخبرهم أن الاجتماع سيفتح 5-10 دقائق قبل الموعد المحدد للسماح للأشخاص بمعالجة أي مشاكل في الاتصال

أثناء الاجتماع ، تحدث بشكل إيجابي عن استخدام المنصات الافتراضية

شجع المشاركين على الانضمام إلى الفيديو حتى لو كانوا في مكان عمل مؤقت. الاتصالات المرئية تجعل التفاعل أفضل مع الزملاء

بدلًا من عقد اجتماعات طويلة على مدى بضعة أيام ، فكر في عقد سلسلة أطول من اجتماعات أقصر. حاول الالتزام بحد الثلاث ساعات، فهي تساعد على معالجة الاختلافات في المنطقة الزمنية، وتساعد على إبقاء الأشخاص متفاعلين، وتجعل الحياة أسهل للأشخاص الذين يتعاملون مع تحديات غير متوقعة للعمل من المنزل (على سبيل المثال ، المدارس المغلقة). ضع في اعتبارك أيضًا تحديد فترة استراحة مدتها 15 دقيقة في منتصف الاجتماع

بالنسبة لبنود الاجتماع الطويله والهامه، اطلب من كل مشارك تقديم المدخلات. إذا كنت تستخدم  برنامج زوم، فيمكنك تسميته "التجول في مستديره زوم". يمكن للمشارك الذي ليس لديه تعليق أن يقول ذلك ببساطة. (إذا كان للمنصة خاصية المداخلة من خلال اشاره رفع اليد مثلا ، اطلب من المشاركين استخدامها بدلاً من ذلك.)

قم بإعداد ورقة للعرض في الاجتماع واستخدم شاشة مشتركة لعرضها. يجب أن تتبع ورقة العرض جدول الأعمال وتتضمن نقطة أو نقطتين لكل بند من بنود جدول الأعمال، بالإضافة إلى سؤال أو نقطتين ليأخذها المشاركون في الاعتبار. وهذا يحافظ على تفاعل المشاركين ويساعدهم على المتابعة.

حاول جمع الآراء قبل الاجتماع (على سبيل المثال ، باستخدام وظيفة نماذج أوفيس ٣٦٥) ومشاركة ملخص لتلك الآراء في ورقة العرض .هذا يمكن أن يوفر الوقت الذي يمكن ان تقضيه في التنقل في  جدول زوم. مع كتابة الملخص ، يمكنك الاتصال فقط لإدخال إضافي (أي إدخال لم يتم تسجيله بالفعل في الملخص) خلال التجول في جدول زوم .

نحن في وضع جديد ، وقد لا نعود إلى العمل كالمعتاد في أي وقت قريب. لكن هذا الانقطاع في روتيننا لا يعني أننا لا نستطيع التواصل بشكل فعال مع زملائنا. على المدى الطويل ، قد نجد هذا الانتقال إلى الاتصالات الافتراضية حلاً دائمًا للتكاليف المالية والبيئية للسفر الفعلي ، وننظر إلى الوراء في احتضاننا للتكنولوجيا كخطوة مهمة في الاتجاه الصحيح.

 

 

 

 

 

Alta Prinsloo

Alta Prinsloo is the Chief Executive Officer of the Pan African Federation of Accountants (PAFA).

Ms. Prinsloo joined the International Auditing and Assurance Standards Board in 2002, and served as deputy director before transitioning to IFAC, where she has served in various executive roles, including governance & nominations, strategic planning, risk management, finance, operations & information technology, human resources, and intellectual property. She has also overseen a wide variety of initiatives, including accountancy capacity building, Accountability. Now. – an initiative focused on transparency and accountability in the public sector, the IFAC Member Compliance program, professional accountants in business and in small- and medium-sized practices, and the Knowledge Gateway.

From 1997 through 2002, Ms. Prinsloo worked at the South African Institute of Chartered Accountants, becoming its technical director in 2000. In 1996, she worked at Amalgamated Banks of South Africa where she was responsible for professional development of the internal audit function. Prior to that, she worked in the national technical and training office of PricewaterhouseCoopers.

She is a Professor of Practice in the Department of Commercial Accounting of the University of Johannesburg, serves on the Advisory Board of the School of Accountancy of the University of the Free State, and chairs the Governing Council of the South African Journal of Accounting Research. She also chairs the IPPF Oversight Council of The Global Institute of Internal Auditors and is a member of the Board of the African Society of Association Executives and the ESG Exchange Advisory Committee.