Cuando se trata de tecnología, las firmas pequeñas y medianas (SMP) tienen mucho en común con otros tipos de pequeñas empresas, ya que tienden a desarrollar tecnología de forma orgánica, a menudo sin objetivos a largo plazo en mente.

“Muy pocas firmas en el espacio de SMP tendrían un plan estratégico, y mucho menos un plan estratégico tecnológico”, dice el consultor David Smith, fundador de la firma  Smithink. “Muchos simplemente reaccionan a lo que ven en el mercado y adoptan esa tecnología. Pero deberían estar pensando cuál es el rumbo que desean para sus firmas y qué tecnologías deben implementar para lograr ese objetivo”.

Las SMP a menudo se alargan en sus planes tanto en tiempo como en recursos y ese podría ser el mayor desafío de cualquier plan tecnólogico. Los portales de clientes son una solución tecnólogica que ahorra tiempo, pero existe una gran cantidad de capacitación para empleados y clientes que debe llevarse a cabo antes de que dicha tecnología pueda integrarse con éxito. “Siempre le digo a las firmas que no se trata de la tecnología; todo lo que hace es permitir el cambio de proceso. Por lo tanto, primero que deben pensar es en cómo desean mejorar sus procesos y el servicio al cliente, y solo entonces decidir qué tecnologías necesitan implementar para facilitar eso”, señala Smith.

Cinco pasos que le ayudarán a integrar la tecnología en su firma:

1. Dirija su estrategia de negocio a largo plazo

El primer paso es mirar hacia afuera y no hacia adentro. “Primero piense en lo que está sucediendo en el mundo que le rodea y en cómo afectará esto a su negocio. Existe una gran variedad de factores del entorno con los que se puede involucrar en términos de posicionamiento de la firma para avanzar en el futuro y la tecnología se sustenta en un poco de eso”. Piense en cómo necesita ahorrar tiempo, reducir costes, mantener a sus clientes y atraer empleados y clientes nuevos. En segundo lugar, asegúrese de que el plan de tecnología esté alineado con el plan estratégico general de la firma, por ejemplo, los objetivos de crecimiento y la oferta de servicios. La firma puede tratar de aprovechar los desarrollos tecnológicos para mejorar su eficiencia, servicio al cliente o rentabilidad. Esto podría incluir acceso remoto, gestión y escaneo de documentos, pantallas múltiples o mejoras en el sitio web.

2. Realice un análisis medioambiental de la tecnología que actualmente tiene y desea

Una vez que haya decidido su estrategia, tómese tiempo para asistir a  eventos de proveedores para informarse acerca de las nuevas tecnologías que existen e identificar qué tecnología podría adaptarse mejor a su estrategia. Las cuestiones a considerar al elegir un proveedor incluyen la calidad de sus ejecutivos; su trayectoria; rentabilidad; inversión en investigación; y desarrollo y compromiso con sus clientes. La selección de un proveedor debe abordarse como una inversión de relación a largo plazo.

3. Formular un plan de implementación realista
Las SMP a menudo tienen recursos limitados y necesitan asegurarse de que su plan y enfoque sean efectivos. “El mayor error que veo que están haciendo las firmas es asumir demasiado inicialmente y colapsarse posteriormente”, dice Smith. Él sugiere un plan de progreso paso a paso para que pueda administrar el proceso mientras disfruta de pequeños éxitos en el camino. Es importante revisar la capacitación, las opciones de soporte, los costes y las condiciones del contrato como parte del proceso de toma de decisiones.

4. Apoya a tu campeón de tecnología

Identifique y coloque a un miembro del equipo apasionado para que tome las riendas de la implementación de la nueva iniciativa. Dele apoyo para pensar en el  proceso de cambio y considere qué capacitación debe proporcionarse. Necesitarán el apoyo y la guía de los lideres de la firma para proceder con el cambio. “El proceso de cambio es difícil y las personas pueden ser muy resistentes a él”, dice Smith. Identificar a un campeón de la tecnología también puede ser una iniciativa efectiva de retención de talento en la que las jóvenes “estrellas en ascenso” asuman una responsabilidad adicional. Consulte En búsqueda de estrellas: dirección de los jóvenes y del talento.

5. Involucre a sus clientes

Los clientes desean conocer los desarrollos que pueden ahorrar tiempo y dinero. La introducción de nuevas tecnologías y cambios, y su participación a través de videoconferencias y portales de clientes generará confianza para el trayecto. Esto  crea transparencia y resalta el enfoque a largo plazo para todos. Por ejemplo, la realización de seminarios es necesaria si sus planes de tecnología requieren su participación.  

IFAC ha lanzado recientemente la actualización de la Guía sobre la dirección de firmas para firmas pequeñas y medianas que incluye un nuevo capítulo sobre el aprovechamiento de la tecnología y trata temas como el desarrollo de una estrategia tecnológica, opciones de hardware y software, riesgos tecnológicos y tecnologías nuevas y emergentes.