El aspecto más sobresaliente del reciente Mobile World Congress en Barcelona fueron los cambios en los productos de consumo, con nuevas características en teléfonos móviles y aplicaciones conectadas. Muchos otros desarrollos tendrán un impacto muy significativo: los cambios en la tecnología básica, los avances en las comunicaciones 5G, las posibilidades de gestión de grandes volúmenes de datos, el Internet de las Cosas: cada Congreso Móvil introduce avances cada vez más significativos.

Aunque a menudo parece que seguramente hemos alcanzado un límite financieramente viable para las nuevas características de los productos, las funciones realizadas por la tecnología siguen aumentando exponencialmente. Percibimos  el cambio tecnológico directamente como consumidores de productos y servicios cada vez más sofisticados, con aplicaciones que rápidamente se convierten en parte de nuestra vida diaria. Pero son los avances en tecnología básica, a menudo solo comprensibles para los ingenieros más especializados, los que permiten que posteriormente se produzcan aplicaciones extraordinariamente novedosas.

El progreso constante en los sistemas de tecnología, proceso de la información y comunicaciones afecta a todas las empresas. No solo a aquellas en las que la tecnología es la base de su resultado, sino también a las empresas que utilizan estas tecnologías en su organización interna, como parte de sus productos o servicios, o en las que la tecnología es un elemento esencial e indispensable para contactarse y comunicarse con los clientes.

Los auditores, los especialistas en impuestos, los abogados y otros profesionales que prestan servicios a las empresas deben reaccionar ante los avances tecnológicos. Deben estar al día y familiarizados con estos avances. El entorno tecnológico para la práctica profesional está cambiando enormemente.

Existen tres áreas en las que los profesionales y, por extensión, las firmas de servicios profesionales, deben prestar atención. Primero, a aquellos aspectos relacionados con las comunicaciones. Una infraestructura de telecomunicaciones adecuada debe permitir características como el fácil acceso a las bases de datos (tanto de clientes como de terceros), la conectividad de los clientes al equipo y el acceso a Internet y las redes sociales. Las comunicaciones también son un instrumento básico cuando se consideran soluciones en la nube o el teletrabajo.

En segundo lugar, se debe prestar mucha atención a las herramientas directamente relacionadas con la prestación de servicios a los clientes. Estas pueden  incluir programas utilizados para la auditoría o la preparación de cuentas anuales e impuestos, así como herramientas para la contabilización automática de documentos, bases de datos o repositorios para formularios estándar, etc. Muchas empresas desarrollan soluciones dirigidas a facilitar el trabajo de firmas profesionales y ofrecen cada vez más productos nuevos dirigidos específicamente a estos profesionales.

En tercer lugar, existen soluciones que facilitan la dirección interna de la firma o la oficina: gestión de documentos, control de archivos y clientes, gestión  de las relaciones con los clientes, planificación de recursos , inteligencia empresarial, etc. En pocas palabras, herramientas que permiten la gestión interna más eficiente y ayudan a proporcionar información útil para tomar decisiones.

Está claro que hay una multitud de soluciones que requieren una atención constante por parte de profesionales y firmas para mantenerse actualizadas. Todo cambia muy rápidamente, con la aparición de nuevos productos que hacen que los anteriores queden obsoletos. El único aspecto cierto es el cambio.

A veces, los profesionales pueden estar encantados con las características del último dispositivo para uso personal, pero dentro de la firma continúan teniendo estructuras tecnológicamente obsoletas. El argumento (o excusa) para esto generalmente se basa en el coste o en la opinión, incorrecta, de que los servicios prestados y el valor para los clientes no están relacionados con la tecnología. Viendo  cómo los avances en tecnología nos afectan tanto y en tantas actividades, es difícil afirmar que los auditores, asesores y abogados puedan arreglárselas ignorando tales cambios.

La elección de soluciones tecnológicas adecuadas en todo momento implica tiempo y esfuerzo. Pero sobre todo, requiere un estado de ánimo. Para los socios o gerentes, esto puede significar tomar decisiones en un área en la que no son expertos y, por lo tanto, se enfrentan a la incertidumbre y los inconvenientes de adaptarse a nuevos métodos y formas de trabajar.

Sin embargo, la incorporación de tecnología es un tema estratégico. A pesar de las dificultades, no podemos alejarnos del cambio tecnológico. Las soluciones de hoy no serán válidas en el futuro cercano, pero servirán como base para prepararnos mejor que la competencia para adaptarnos a nuevos entornos. .

En definitiva, tenemos que estar al día. No se trata de estar en lo más alto de la tecnología: no necesita incorporar el último producto o servicio disponible, pero tampoco debemos quedarnos obsoletos, como aquellos que defendían las máquinas de fax como el avance definitivo en las comunicaciones.

Una recomendación final: hagamos un equipo que valore las alternativas tecnológicas aplicables a nuestros entornos de trabajo profesionales, ya sea en comunicaciones, en la prestación de servicios o en la organización interna. Este equipo debe  incluir no solo socios y gerentes, sino también profesionales que iniciaron su carrera recientemente. Las soluciones que pueden parecer complicadas para algunos, sin duda, serán consideradas por los millennials como intuitivas y fáciles de usar.